Di era
globalisasi seperti sekarang ini, penggunaan teknologi perkantoran sangat di
butuhkan. Terutama pada pekerja profesional, dalam hal ini mereka selalu
memakai peralatan perkantoran untuk membantu menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan
mereka. Penggunaan dari alat-alat perkantoran tersebut juga tidak bisa
sembarangan, di butuhkan keterampilan kusus dan kemauan untuk meningkatkan
pengetahuan serta keterampilan dalam hal mengoprasikan peralatan perkantoran
sebagai alat bantu kerja.
Perkembangan
teknologi perkantoran yang sangat pesat maka menimbulkan beberapa dampak,
berdampak negatif ataupun positif merupakan sesuatu hal yang tidak bisa kita
tolak kehadirannya. Perkembangan ilmu dan teknologi yang semakin pesat serta perlatan
(mesin) kantor yang digunakan semakin canggih, maka hal ini dapat mempengaruhi
efisiensi kerja (Job Efficiency). Maka dengan perkembangan ini kita semestinya
bisa menggunakan dan memanfaatkan dengan baik, tepat, serta cepat, agar dalam
penggunaan alat kantor ini kita memiliki keterampilan yang optimal dan
menggunakannya sesuai fungsinya masing-masing.
1. PERANAN
TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi
perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti
ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat
berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor
(Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat
mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs.
Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
Sedangkan
menurut M.K Alamsyah (1991: 15) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian
kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan,
mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.
Jika kita
lihat dari dua pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya
teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan
efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat dan
dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini
akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.
Saat ini,
manajer administrasi memiliki masalah lebih besar yang harus dihadapi, hal ini
dikarenakan teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan
perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang
lebih baru. Perubahan teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri dan
gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif.
Oleh sebab itu, manajemen kantor yang terdiri dari pelayanan perolehan
informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan
pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.
Institut Of
Administrative Management (dalam Manajemen Perkantoran Modern karangan Mills,
Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni
membimbing personal kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang
dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran,
baik itu yang mekanik/ manual atau listrik. Berkat adanya perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi saat ini maka fasilitas, mesin-mesin, serta peralatan perkantoran
saat ini ada yang bersifat elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini
akan berkembang dan bersaing kembali dengan semakin pesat.
Dari uraian
di atas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelohan
data/informasi saat ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas.
Hal ini akan terjadi jika kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa
teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya. Oleh
karena itu sebelum menggunakan peralatan perkantoran maka kita harus terlebih
dahulu menggetahui tentang bagaimana cara mengoprasikannya.
2. DAMPAK
POSITIF DAN DAMPAK NEGATIF PERKEMBANGAN TEKOLOGI PERKANTORAN
Dengan
adanya perkembangan teknologi perkantoran yang semakin pesat maka timbullah
beberapa dampak negatif dan dampak positifnya. Dampak-dampak tersebut dapat
diuraikan sebagai berikut :
Dampak Positif :
Adapun
dampak positifnya dapat kita lihat dari beberapa segi antara lain terhadap :
a) Tenaga Penggeraknya :
a) Tenaga Penggeraknya :
1) Mutu/kualitas tenaga kerja meningkat
2) Disiplin dan gairah kerja naik.
3) Beban tenaga dan pikiran menjadi relatif lebih ringan.
4) Pendapatan tenaga kerja meningkat.
b) Prosedur Kerja :
1) Semakin mudah
2) Semakin lancar
3) Semakin sederhana (singkat)
4) Efisiensi kerja (semakin selesai)
c) Hasil Kerja :
1) Kualitas produk meningkat.
2) Kuantitas produk meningkat.
3) Standar mutu tertentu terpenuhi.
4) Keseragaman/keragaman bentuk dan ukuran produk sangat
akurat.
Dampak
Negatif
Adapun dapak negatif dari perkembangan teknologi perkantoran, yaitu :
1) Sulit mencari tenaga kerja dengan kemampuan
keterampilan tertentu.
2) Menambah pengangguran (tenaga kerja yang dibutuhkan
sedikit).
3) Pemeliharaan mesin yang kurang baik, akan menimbulkan pemborosan.
4) Bila terjadi penggantian mesin baru akan berakibat
pada perubahan metode, prosedur dan perlu diadakan pelatihan tenaga kerja. (MK.
Alamsyah, 1991: 17-18).
3. JENIS MESIN KANTOR
Ada beberapa
jenis mesin kantor, dilihat dari :
1) Tenaga Penggeraknya :
a. Mesin Manual, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga
manusia
b. Mesin Listrik, yaitu mesin yang digerakkan oleh tenaga
listrik.
2 2) Cara Kerja Komponennya :
a. Mesin Mekanik, yaitu mesin yang rangkaian komponennya
hanya bergerak pada waktu dioperasikan. Mesin ini ada yang digerakan secara
manual dan ada juga yang digerakkan dengan tenaga listrik.
b. Mesin elektronik, yaitu mesin dengan rangkaian
komponen elektronik. Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan tenaga listrik.
